La matriz de Eisenhower

¿Qué es la matriz del tiempo de Eisenhower?

Fue Dwight D. Eisenhower, trigésimo cuarto presidente de los EE.UU. que, mira tú por donde, estaba obsesionado con la gestión del tiempo. Por su abrumadora cantidad de tareas como presidente de los EE.UU tuvo que idear un sistema para poder optimizar la gestión de su tiempo, y fue entonces cuando ideó lo que hoy en día conocemos como la matriz de Eisenhower.

 

La matriz de Eisenhower es un cuadrante diseñado no para gestionar mejor el tiempo sino para saber gestionar dónde debemos centrar nuestra atención en un momento determinado. Establece unas pautas muy simples en torno a dos condiciones de las tareas a realizar: urgencia e importancia. En base a como clasifiquemos nuestras tareas, a éstas se les asignará un cuadrante determinado que implicará la acción que debemos llevar a cabo con la misma.

 

El uso de la matriz es muy simple, y sus resultados son extraordinarios. Yo la uso muy a menudo, sobretodo cuando noto que estoy sobresaturado de tareas. Te ayuda enormemente a saber qué hacer con cada una de ellas.

Veamos a continuación cómo funciona.

 

Estructura de la matriz de Eisenhower.

La matriz se dibuja de una manera muy sencilla. Es un cuadrante consecuencia de asignar una combinación de condiciones a una tarea. Véase urgencia e importancia. Pero, ¿sabemos realmente que és urgente o importante?

 

URGENCIA: La urgencia tiene que ver con el tiempo disponible para realizar la tarea que, sobra decir, que si es urgente, no tenemos mucho. Va muy bien preguntarse cuáles serían las consecuencias de no realizar la tarea ahora mismo. Si la respuesta a la pregunta es que no hay consecuencias graves de no realizar la tarea inmediatamente, significa que la tarea no es urgente.

IMPORTANCIA: Una tarea es importante si va a contribuir de alguna manera a conseguir los objetivos que te hayas marcado a medio o largo plazo. Hazte preguntas del estilo: ¿esta tarea me acerca más a tal objetivo? ¿Me va a hacer conseguir lo que busco en el medio o largo plazo? Si la respuesta es no, lo que tienes en frente es una tarea que no debes realizar tú.

 

Veamos ahora como construir los cuadrantes y como asignar las tareas a cada uno de ellos.

 

¿Cómo crear la matriz de Eisenhower?

Según Eisenhower podemos clasificar las tareas de la siguiente manera:

  • Importantes y Urgentes
  • No Importantes y Urgentes
  • Importantes y No Urgentes
  • No Importantes y No Urgentes

En base a esto, respondiendo a las preguntas que nos hemos hecho antes, podemos configurar la matriz de Eisenhower y empezar a colocar las tareas en el cuadrante que le corresponda.

Veamos ahora cómo interpretar la matriz.

 

Rellenando la matriz de Eisenhower

Este es el aspecto final que puede tener la matriz de Eisenhower. Hay diferentes formas, gente que coloca la urgencia o la importancia invertidas, pero en el fondo no importa. Las únicas combinaciones posibles son las que he comentado arriba. Esta la he hecho yo mismo para este post:

 

Eisenhower Matriz

Matriz de Eisenhower

 

Como puedes ver, es una matriz muy sencilla de interpretar y muy efectiva, siempre y cuando seas muy objetivo y sincero planteándote las preguntas que te he comentado más arriba sobre la importancia y urgencia de las tareas.

¿Cómo interpreto yo cada uno de los cuadrantes? Muy sencillo:

URGENTE E IMPORTANTE: ¡Ponte ya! Tienes ante ti una posible crisis, una entrega de proyecto al que no llegas. No realizar esta tarea te va a generar serios problemas y una elevada sensación de estrés. Pero, ¿cómo ha llegado una tarea a estar en este cuadrante?. Puede ser fortuito por un problema inesperado, un proyecto irrechazable de última hora, etc., pero en realidad, con una correcta organización deberían haber pocas tareas en este cuadrante.

NO URGENTE PERO IMPORTANTE: Bueno, respira, ya no tienes tanta prisa. Siéntate y analiza todas las tareas que tengas en este cuadrante, ha llegado la hora de planificarlas. Entre ellas (a pesar de ser todas importantes) habrán diferencias en su importancia, así que calendariza en base a esto. Una correcta planificación de las tareas importantes pero no urgentes hará que no tengas constantemente el cuadrante de estrés (el de antes) siempre lleno. Este cuadrante, bien gestionado, te dará tiempo para pensar en el crecimiento personal, el desarrollo profesional, etc.

URGENTE PERO NO IMPORTANTE: A pesar de que la tarea en cuestión debe realizarse ya, no es para ti ya que no cumple tus objetivos a medio o largo plazo. Ha llegado el momento de delegar, y espero que se te de bien ya que es algo esencial en el día a día de una empresa. Llamadas, mails, preparación de materiales, papeleo, etc. Busca a la persona adecuada y asígnale la tarea. Confía en ella, la tarea estará lista a tiempo.

NI URGENTE NI IMPORTANTE: Si no es ni importante ni urgente, no lo hagas mientras tengas otras tareas. ¡A la basura! Las tareas en este cuadrante son, inevitablemente, pérdidas valiosísimas de tu tiempo: borrar u ordenar mails, archivos en el ordenador, ordenarte el cajón de los lápices…igual crees que estás haciendo algo útil pero, ¿en serio te va a acercar esto a tus objetivos? Si necesitas hacerlo, que sea cuando hayas acabado absolutamente todas las otras tareas.

 

Ventajas de trabajar con la matriz de Eisenhower

  • De un vistazo puedes ver todas tus tareas y cómo las tienes organizadas.
  • Optimizas tu tiempo y aumentas tu productividad.
  • Permite que te centres en lo importante, indispensable para el desarrollo de tu negocio.
  • Disminuye enormemente la improvisación (enemiga de las decisiones planificadas).

 

Si quieres ser una persona altamente efectiva, procura pasar la mayor parte de tu tiempo en el cuadrante de PLANIFICA, así reducirás al máximo la cantidad de tiempo que pases en el de ¡ACTUA YA!. Lo que no te acerque a tus objetivos, DELEGA, y lo que no te aporte absolutamente nada, ¡ELIMINA!

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